YÖK’ten yeşil ve gri pasaport başvurularında dijitalleşme adımı

Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde görev yapan personel ile bu kurumlardan emekli olan çalışanların hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport talep işlemlerinin artık tamamen elektronik ortamda yürütüleceğini açıkladı. YÖK Genel Sekreteri Batıkan Akoy imzasıyla tüm devlet üniversitelerine gönderilen resmi yazıda, başvuruların Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesinde oluşturulan yeni modül üzerinden alınacağı, onay işlemlerinin elektronik imza ile gerçekleştirileceği ve belgelerin doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) iletileceği bildirildi.

Yurt dışına vizesiz seyahat imkanı tanıyan ve devlet memurları, kamu görevlileri, belediye başkanları, devlet sporcuları, belirli kamu kurumu çalışanları, ihracatçı iş insanları ile avukatların yararlanabildiği hususi damgalı pasaport ile hizmet damgalı pasaport süreçleri dijital ortama taşındı. YÖK tarafından yapılan bilgilendirmeye göre, pasaport talep formlarının hızlı ve güvenli bir şekilde düzenlenmesi, onaylanması ve ilgili kuruma aktarılması amacıyla pbs.yok.gov.tr adresi üzerinden erişilebilen PBS bünyesinde "Pasaport İşlemleri" modülü geliştirilerek devlet üniversitelerinin kullanımına açıldı.

Yeni düzenlemeye göre üniversite personeli, sistemdeki "Bireysel İşlemler → Pasaport Başvurusu" menüsünü kullanarak talebini oluşturacak. Başvuru esnasında personelin sistemdeki bilgilerinde herhangi bir eksiklik veya hata tespit edilmesi durumunda, söz konusu verilerin ilgili üniversitenin Personel Daire Başkanlığı tarafından güncellenmesi gerekecek.

Elektronik ortamda başlatılan başvuruların incelenmesi ve onaylanması aşamaları, üniversitelerin Personel Daire Başkanları tarafından yetkilendirilecek çalışanlara tanımlanacak iki ayrı rol üzerinden gerçekleştirilecek. "Pasaport İşlemleri" menüsünden yürütülecek süreçte görev alacak roller ve yetki alanları şu şekilde belirlendi:

PASAPORT ONAY YETKİLİSİ: Başvuruları inceleyerek onaylayacak ve emekli personele ilişkin talep belgelerini düzenleyecek personele tanımlanacak. Bu yetkiye sahip kullanıcılar; üniversitelerine ait tüm başvuruları görüntüleyebilecek, eksik veya hatalı durumlarda başvuruyu iade edebilecek, uygun bulunan talepleri onaylayarak imza yetkilisi atayabilecek ve elektronik imzası tamamlanan başvuruları sistem üzerinden doğrudan NVİ'ye iletebilecek. Ayrıca bu yetkililer, emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılan personel adına da pasaport talebi oluşturabilecek.

PASAPORT İMZA YETKİLİSİ: Başvuruları elektronik imza ile onaylayacak yetkili amirlere tanımlanacak. Bu role sahip amirler, yalnızca kendilerine atanan başvuruları görüntüleyebilecek ve elektronik imza (e-imza) ile imzalayabilecek.

Yeni sistemin devreye girmesiyle birlikte bürokratik işlemlerde fiziki evrak dolaşımı da ortadan kalktı. Yetkili amirler tarafından elektronik imza ile imzalanarak sistem üzerinden Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne gönderilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı ya da harici bir elektronik imzalı belge düzenlenip gönderilmesine gerek kalmayacak.

YÖK Genel Sekreteri Batıkan Akoy, üniversitelere gönderdiği yazının sonunda, söz konusu modülün etkin şekilde kullanılabilmesi için kurumlarda "Pasaport Onay Yetkilisi" ve "Pasaport İmza Yetkilisi" rollerinin tanımlanacağı personelin belirlenerek Personel Bilgi Sistemi üzerinden gerekli yetkilendirmelerin yapılması gerektiğini bildirdi.

Kaynak: Karar